La rentrée est passée et la fin de l’année et ses évènements d’entreprise entre collaborateurs se profilent déjà. Lieu de réception, thème de l’événement, invités, organisation, choix du traiteur… Cette année encore, vous souhaitez innover pour marquer les esprits et avoir l’assurance d’un event réussi, mais par où commencer ? Rencontre avec Jeremy Huber, Event Manager, pour le traiteur Kaempff-Kohler.

Quels sont pour vous les 3 ingrédients pour un évènement réussi au Luxembourg ?

Le Luxembourg est un hôte MICE (Meetings, Incentives, Conferencing, Exhibitions) idéal pour l’organisation d’évènements internes et externes, aussi bien institutionnels que business to business, de par sa situation géographique, son accès facile grâce à son aéroport et sa capitale à taille humaine, sa richesse multi-culturelle et l’offre de lieux et de prestations disponibles. Tout est possible au Luxembourg selon vos besoins !

• Vos objectifs et votre cible : Cela peut paraître évident, mais souvent par manque de temps, dans la précipitation, cette première analyse est survolée et peut générer par la suite des contretemps d’organisation et des ajouts non-budgétisés.

La date : Une fois votre cible définie, vous aurez une vision plus claire des moments propices et créneaux disponibles pour l’organisation de votre évènement. Prenez en compte les éventuels calendriers extérieurs (vacances annuelles, jours fériés, évènements sportifs, évènements des concurrents, etc…) pouvant court-circuiter le bon déroulement et le succès de votre évènement.

Le concept de votre event et du coup sa thématique sont à réfléchir assez rapidement. Cela vous permettra d’identifier les lieux propices et vos prestataires, en fonction de vos envies et besoins et de mettre en place la communication entourant votre évènement. Un event sur-mesure, avec une thématique originale, un décor, des plats et des recettes adaptés au thème, bluffent les invités et marquent les esprits !

 

C’est en ce moment que les évènements de fin d’année se finalisent, quels sont vos conseils pour une organisation sans stress ?

Anticiper et booker très tôt votre lieu ! Pour être sûrs de ne pas passer à côté du site parfait ou de la date optimale !

Idéalement, je conseille de commencer vos recherches dès le mois d’avril et de valider un maximum de points d’organisation avant les congés d’été. Ainsi en septembre, votre dossier sera déjà bien ficelé et vous n’aurez plus qu’à traiter les derniers détails et les éventuels imprévus dans un délai confortable avant la date de votre évènement.

Chez Kaempff-Kohler, nous savons que ce timing n’est pas toujours facile à respecter, nous avons l’habitude et savons conseiller et accompagner de manière sereine les clients qui, pour diverses raisons, n’ont pas pu faire valider leur budget avant les congés d’été.

C’est là que nos compétences d’organisateur d’évènements sont souvent les plus appréciées !

Déléguer et choisir des partenaires de confiance. Il ne faut pas avoir peur de déléguer pour éviter de cumuler du stress jusqu’au D-Day. En faisant appel à un organisateur d’évènement, vous aurez l’assurance de confier votre projet à des professionnels de l’event qui sauront vous épauler et piloter leur réseau de prestataires complémentaires de confiance selon votre budget et vos besoins. Un seul interlocuteur, c’est moins d’échanges de mails avec différents prestataires et donc moins de stress et du temps de gagné.

Lancer rapidement vos invitations. Notre devise chez Kaempff-Kohler : Nous fournissons tout sauf les invités ! Vous n’êtes pas seul à organiser un évènement en fin d’année. N’hésitez pas à communiquer au plus tôt avec un Save the Date en amont de votre invitation pour que vos convives bloquent la date. Votre invitation finale sera elle, envoyée plus tard, avec tous les détails que vous aurez eu le temps de finaliser entre temps.

 

Jeremy, vous êtes organisateur d’évènement, pouvez-vous revenir sur votre parcours ?

Je suis depuis toujours passionné par la gastronomie et l’univers de l’évènementiel.

Après des études d’économie et de gestion, cette passion m’a rattrapé, j’ai eu l’opportunité de faire mes premières armes dans la restauration à Londres et de cofonder avec des amis l’association Mammejongen pour laquelle j’organise aujourd’hui encore de nombreux évènements caritatifs conviviaux et attractifs à petits budgets.

Après Londres, j’ai rejoint l’équipe du Schengener Haff et l’univers du mariage, puis le Melusina et le monde de la nuit avec ses events tendances de plus grande envergure. Aujourd’hui, mon poste d’event Manager chez Kaempff-Kohler me permet d’organiser des events plutôt gastronomiques et haut de gamme, aux thématiques variées, aussi bien innovantes et festives que plus traditionnelles, et de créer de manière collaborative avec les Chefs de la maison et mon équipe Event, des évènements à chaque fois originaux et uniques ! Chaque évènement est un challenge passionnant !

 

Pouvez-vous nous présenter les services Kaempff-Kohler en quelques lignes ?

La maison Kaempff-Kohler est une maison bientôt centenaire qui a su allier l’expertise de ses fondateurs gastronomes à la créativité de ses Chefs et Maîtres affineurs, dénicheurs de tendances.

Notre service traiteur couvre tout type de prestation culinaire, du business lunch livré in situ, aux grands évènements privés (mariages, anniversaires, baptêmes, etc…) et professionnels, de la réception cosy au banquet de 2000 convives, jusqu’au team-cooking festif et ludique, dans nos cuisines professionnelles mais aussi dans des lieux insolites ou d’exception (Cercle cité, Ambassades, Châteaux mais aussi Casemates, Skyliner et dernièrement le 8eme étage des galeries Lafayette encore en chantier).

Chaque prestation est l’occasion de faire vivre un moment privilégié à nos clients avec des produits de qualité, faits maison sur notre site de production de Niederanven, des recettes adaptées (végétarien, vegan, sans gluten, etc…) et des produits locaux, durables et éthiques, grâce à notre équipe d’artisans et professionnels expérimentés, et notre réseau de prestataires et fournisseurs de confiance.

Ce qui fait la force de notre métier de créateur d’events et en quelque sorte de Chef d’orchestre, c’est avant tout notre polyvalence et notre capacité d’adaptation pour vous garantir une expérience culinaire sur-mesure et surtout en toute sérénité.


Publié le 16 septembre 2019