Plus de six mois après l’ouverture d’un nouvel espace de réception situé dans le quartier vibrant du Kirchberg, Kinepolis Luxembourg, et plus particulièrement Amandine Schosseler, National B2B Manager, revient sur les principales tendances du secteur événementiel et partage ses bonnes pratiques dans l’organisation réussie d’un événement professionnel au Grand-Duché de Luxembourg.

Quelles sont aujourd’hui les principales tendances du secteur MICE (Meetings, incentives, conferencing, exhibitions) ? Comment ont-elles évolué ces dernières années ?

Nous remarquons qu’aujourd’hui, les responsables événementiels sont en recherche constante d’originalité et de créativité pour satisfaire et surprendre leurs clients, qu’ils soient internes ou externes. Afin de provoquer des émotions, ils se penchent sur la tendance du "storytelling" : il s’agit là de raconter une véritable histoire aux participants, de les embarquer dans l’univers que l’on souhaite créer. Ces nouveaux concepts, et leur mise en place, s’accompagnent nécessairement de fortes exigences des organisateurs qui doivent proposer des expériences complètes aux visiteurs. Paradoxalement, nous remarquons une demande grandissante pour des solutions clés en main, laissant tout de même la place à la personnalisation de certains aspects événementiels.

Au Luxembourg, le marketing événementiel ainsi que les initiatives RH visant à motiver – mais aussi à remercier – les collaborateurs reste fortement plébiscité par les sociétés. Le nombre d’événements organisés est effectivement en constante évolution, et ce depuis des années.

Cependant, le panier moyen se réduit année après année. Nous devons donc redoubler d’énergie pour répondre à leurs demandes, et veiller à proposer des événements qui malgré tout se distingueront de ceux organisés par leurs concurrents. Le challenge est donc important.

Enfin, il est important de souligner qu’au Grand-Duché, la proximité du lieu, avec un accès facile et un parking proche à disponibilité, reste un des éléments clés pour satisfaire les participants qui bien souvent se déplacent dans des véhicules personnels ou de société, avec un nombre grandissant de frontaliers qui doivent accéder facilement aux grands axes autoroutiers.

 

Quels ont été les principaux challenges dans la mise en place de l’espace de réception Kin’eck ? Comment répondez-vous aux tendances actuelles du secteur évoquées plus tôt ?

Le respect du timing fut le premier et plus important challenge. En effet, il fallait absolument que le Kin’eck soit prêt à briller lors de son inauguration officielle qui s’est déroulée en novembre dernier, à l’occasion du Gala Marketers organisé par l’agence de communication Farvest. Ce soir-ci nous avons pu accueillir plus de 500 convives, qui ont pu dignement fêter les 10 ans de cet événement, placé sous le signe de la créativité. La thématique "Dr. Marcom & Mr. Hyde", détournée du roman classique de Robert Louis Stevenson collait parfaitement au lieu : un cinéma dans lequel il est désormais possible d’organiser des évènements b2b originaux.

Cette flexibilité permettant à nos clients, qui évoluent dans des secteurs bien différents, de s’approprier le lieu était également cruciale : nous devions offrir un environnement le plus "neutre" possible et permettre ainsi la plus grande variété de types d’événements possible. En effet, il fallait assurer une grande fonctionnalité qui puisse répondre à un maximum d’événements : cela passe par des équipements qui doivent être disponibles pour le client au moment de la location mais aussi du matériel qu’ils peuvent utiliser sur place.

Puis, nous devions également réfléchir à la "construction" en elle-même de l’espace, toujours en anticipant les différents types d’événements qui pouvaient être organisés afin de pouvoir répondre directement aux différentes demandes que nous allions recevoir. A titre d’exemple, nous avons loué des tables uniquement afin de tester la capacité maximale de la salle pour des événements en format assis.

 

Comment les départements des ressources humaines, combinés aux experts marketing, peuvent-elles contribuer aux bonnes performances de leurs salariés, avec, notamment, l’aide de Kinepolis ?

Dans le contexte actuel de guerre des talents, de nombreuses études mesurant la motivation et les performances des salariés ont été réalisées afin de définir les principaux aspects qui tiennent à cœur des collaborateurs, permettant ainsi de mesurer leur bien-être et in fine le succès de l’entreprise. Sans surprise, les conclusions sont unanimes : des collaborateurs motivés produisent de meilleurs résultats.

Dès lors, c’est bien souvent aux responsables des ressources humaines qu’incombe la responsabilité de créer un lien entre et avec les collaborateurs. Cela se traduit notamment par des actions de team-building ou par des soirées d’entreprise. Plusieurs initiatives s’offrent à eux, grâce à Kinepolis Luxembourg : ils peuvent utiliser un film pour un message spécifique pour motiver les salariés via une projection privée, ou encore récompenser leurs collaborateurs avec la billetterie cinéma.

 

Quels sont les principaux éléments à prendre en compte dans l’organisation d’un tel événement professionnel ? Comment accompagnez-vous vos partenaires dans ces démarches ?

Dans un premier temps, il faut s’intéresser au public cible (interne ou externe) : combien de personnes inviter et par quel biais le faire ? Bien entendu, un budget doit être rapidement défini : la grandeur de l’événement dépendra surtout de ce paramètre incontournable. Viennent ensuite le choix de la date (qui correspondra au mieux à mon public cible) ainsi que du lieu. Ce dernier va nécessairement varier en fonction du type d’événement que vous souhaitez organiser. Pour une réunion professionnelle et officielle, choisissez un lieu plutôt neutre. Pour provoquer un effet "Waouh", pour ne pas opter pour un lieu prestigieux ?

Notons également qu’il est primordial de bien s’entourer pour éviter toute surprise le jour J. A ce propos, Kinepolis se propose de vous accompagner et de vous conseiller pour offrir une expérience unique à vos invités. Il peut s’agir aussi bien de solutions clés en mains que de solutions personnalisées répondant à des besoins spécifiques.

 

Enfin, quels sont vos trois conseils pour créer un événement 100% personnalisé et surtout réussi ?

Avant tout, il est crucial d’aborder l’évènement de manière réfléchie et structurée. En effet, le secteur de l’événementiel ne laisse pas de place à l’imprévu. Dès lors, nous conseillons de bien définir des objectifs SMART – Spécifiques, Mesurables, Acceptables, Réalistes et Temporellement définis – avant de se lancer.

Ensuite viendra le moment de chercher – puis de trouver – le bon endroit et le bon moment, en ayant bien pris soin de vérifier le calendrier des événements organisés, en évitant les vacances et congés scolaires, etc. Avant tout l’endroit doit être en accord avec le message principal que vous souhaitez diffuser !

Enfin, n’hésitez pas à sortir d’un cadre trop officiel ou traditionnel. Car c’est en innovant et en faisant preuve de créativité à tous les étages que vous pourrez aisément capter et captiver votre auditoire !


Publié le 02 juillet 2019