Vous êtes à la recherche d’une salle à Luxembourg pour votre événement d’entreprise : il s’agit donc de se concentrer sur les caractéristiques des endroits sélectionnés (surface disponible, situation géographique, accessibilité) ainsi que sur les besoins spécifiques à votre rendez-vous (système son, traiteur, animations…). Dans tous les cas, mieux vaut privilégier un espace doté d’une solide expérience dans l’événementiel, afin de limiter les écueils de ce secteur et bénéficier de leur savoir-faire et leurs conseils.

Choisir sa salle à Luxembourg : caractéristiques

La surface disponible : Le choix d’une salle à Luxembourg est directement influencé par le nombre d’invités présents à cet événement d’entreprise, car il détermine la surface à rechercher. Traditionnellement, pour une réception debout, il faut compter un mètre carré pour 2 personnes ; pour un dîner assis, il est préconisé d’observer un mètre carré pour une personne. À noter que pour un buffet, la salle doit permettre d’installer une table suffisamment longue pour respecter 8 centimètres de longueur par invité.

La situation géographique : Stratégique, la localisation de la salle doit offrir des solutions en matière de transports en commun (que ce soit train, ligne de bus ou tramway), tout en permettant un stationnement facile pour les voitures. À défaut, l’entreprise doit prévoir une navette pour emmener ses invités à l’endroit du rendez-vous, tout comme elle doit l’envisager pour assurer le retour, sur plusieurs plages horaires.

L'accessibilité : Pour tout événement d’entreprise, il faut choisir une salle conçue pour accueillir les personnes à mobilité réduite. Concrètement, cela suppose de s’assurer de cette accessibilité – tant au niveau de l’entrée du bâtiment qu’au niveau de la salle de réception elle-même et de ses toilettes. Pour rappel, une salle à Luxembourg ouverte au public doit répondre à un certain niveau d’exigences dans ce domaine, depuis la loi du 29 mars 2001.

 

Les besoins de l'événement d'entreprise

Les équipements : Le choix d’une salle à Luxembourg pour votre événement professionnel peut être également dicté par la présence des équipements nécessaires à sa bonne réalisation. Par exemple, un système d’image et de son pour orchestrer les différentes interventions, comme un micro, un vidéoprojecteur, des enceintes, voire, le cas échéant, des effets de lumière. Par ailleurs, dispose-t-elle d’un vestiaire, avec ou sans hôtesse, pour accueillir les vêtements des participants ?

Le traiteur : En fonction de la nature du rendez-vous, la salle abrite-t-elle un traiteur pour assurer une petite pause gourmande, un cocktail dînatoire, un buffet ou en repas assis ? Le professionnel peut-il s’adapter, voire proposer un thème, en adéquation avec un événement d’entreprise ? Dispose-t-il du personnel pour assurer le service ? À défaut de satisfaire toutes les exigences, la salle permet-elle que l’on fasse appel à un autre traiteur ?

Les animations : Dans le même esprit, la salle à Luxembourg offre-t-elle des solutions d’animation telles que des sculpteurs de ballons, des clowns, des magiciens, un DJ, etc. ? Sans oublier des options orientées photos et vidéos, comme un photomaton ou encore une borne à selfie ! Là encore, dispose-t-elle des ressources et peut-on y adjoindre d’autres intervenants ?

 

À ces principaux points, absolument essentiels pour choisir une salle à Luxembourg adapté à votre événement d’entreprise, il est vivement conseillé d’opter pour un endroit, ayant l’habitude de les accueillir. À l’image de Kinepolis Business, dont l’équipe pourrait vous conseiller et vous aider dans son organisation.

 

Communiqué par Kinepolis Business


Publié le 18 février 2020